La gestion de notes de frais et de dépenses professionnelles n’est pas toujours simple à mettre en place. Elle représente bien souvent beaucoup de temps perdu puisqu’il s’agit d’un processus parfois complexe et très chronophage.
Pourtant, le remboursement des notes de frais est un passage obligatoire pour de nombreuses entreprises et il n’est pas possible de faire l’impasse sur cette tâche. Heureusement, il existe aujourd’hui des outils qui vont permettre de largement faciliter le processus et de gagner un temps considérable.
Pourquoi faut-il bien gérer ses notes de frais ?
Avant de vous parler de l’application Expensya pour gérer les notes de frais, il nous parait important de rappeler à quel point la prise en charge des dépenses professionnelles est importante dans une société et ne doit pas être prise à la légère. En effet, certaines missions attribuées à des collaborateurs vont nécessiter des déplacements, la sollicitation d’un hébergement ou encore la prise de repas, autant d’actions qui demanderont à ce que la personne en déplacement règle ce type de prestation de sa poche.
Le problème, c’est que si un déjeuner au restaurant, une nuit à l’hôtel ou encore un trajet en train est effectué dans le cadre du travail et dans le but d’effectuer une action pour l’entreprise, ce n’est pas à l’employé de régler ce type de dépense, mais bien à l’entreprise. Ce dernier devra donc produire des factures afin de prouver que le montant demandé est bien exact et a bien servi à payer un repas ou facturer un déplacement.
L’entreprise va alors devoir rembourser son salarié sous la forme de note de frais. Plus qu’une question légale, il s’agit ici de mettre en place une relation de confiance en respectant ses engagements et sans trop trainer. Ainsi, s’occuper de la gestion des dépenses professionnelles a un impact beaucoup plus large que l’on peut l’imaginer c’est pourquoi éviter les erreurs et se faciliter la vie à l’aide d’une application dédiée ne sera que bénéfique.
Gérer ses notes de frais avec Expensya
Expensya est une application de gestion de notes de frais qui va permettre de largement faciliter le processus notamment grâce à sa technologie de reconnaissance. En effet, les factures, tickets de caisse et autres billets de train vont pouvoir être scannés à l’aide d’un smartphone et l’application va directement extraire les données nécessaires à l’établissement de la note de frais que l’on pourra sélectionner en quelques clics.
Il sera ainsi possible non seulement d’enregistrer les justificatifs et de les stocker en plutôt qu’en version papier, mais aussi de générer les remboursements tout en gardant un œil sur l’ensemble de ses frais professionnels par le biais de cette application.
Expensya est disponible sur smartphone bien entendu, et ce, quel que soit le système d’exploitation utilisé, mais aussi sur ordinateur ou encore sur tablette. Chacun pourra ainsi enregistrer les dépenses les envoyer directement à son employeur et ce dernier pourra facilement valider le remboursement des dépenses professionnelles. Le système mis en place permet donc une gestion des notes de frais rapide, intuitive et accessible à tous.
D’ailleurs, Expensya rencontre un franc succès sur le web (un article sur le sujet ici) et su conquérir de nombreuses entreprises telles que Orange, Microsoft, BNP Paribas ou encore Apple. Il est donc certain que cette application sait répondre aux attentes des entreprises qu’il s’agisse de TPE, de PME, de freelances, d’ETI, de consultants, de commerciaux ou encore de comptables. En somme, si vous voulez faciliter la gestion de vos notes de frais Expensya sera l’outil idéal pour répondre à cette demande.
