La gestion des notes de frais peut être complexe pour la plupart des entreprises, car les demandes de remboursement nécessitent une attention particulière. Chaque demande et reçu fourni par un employé doit être vérifié pour éviter de rembourser à un salarié une dépense qui n’est pas liée à l’entreprise.

Heureusement, il existe diverses solutions qui peuvent vous aider à mieux gérer vos notes de frais. Pour les start-ups, c’est essentiel, car en tant que jeune entreprise, il est essentiel de gérer efficacement ses dépenses.

Avec Mooncard.co, par exemple, vous pourrez bénéficier de cartes de paiement aidant à mieux gérer les frais professionnels, les achats d’entreprise et les indemnités kilométriques. Et pour une gestion optimale, voici quelques conseils à considérer.

Avoir une politique de dépenses claire

Il est essentiel de déterminer les dépenses que votre entreprise est prête à couvrir et de communiquer très clairement cette politique à tous les employés.

S’ils comprennent ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas réclamer, ils passeront moins de temps à parcourir les zones d’ombre des dépenses afin de déterminer ce qui est à rembourser. Une bonne idée est d’élaborer un guide de politique clair auquel vos employés peuvent accéder à chaque fois qu’ils ont une question.

Améliorer le suivi des dépenses et leur déclaration

Mettre en place un système de reporting où les salariés peuvent facilement déclarer les dépenses de l’entreprise, les suivre et soumettre des reçus en temps réel est essentiel. Si vous tirez parti de la technologie digitale, les salariés peuvent mettre à jour leurs notes de frais en temps réel et ajouter des éléments comme des images de reçus pour une transparence totale.

Cela profite à toutes les parties concernées, car grâce à des fonctionnalités comme la classification simple des dépenses, il est beaucoup plus facile de détecter les fraudes.

Emettre des cartes de paiement d’entreprise

Les cartes de paiement d’entreprise permettent de mieux contrôler le processus d’audit. Lorsqu’un rapport de dépenses est reçu, il est ensuite possible de faire une vérification des frais et de réaliser une comparaison.

De plus, le fait d’avoir une carte dégage la responsabilité des employés de payer d’avance les dépenses professionnelles et permet un gain de temps remarquable. Les procédures de remboursement seront ainsi simplifiées.

Mettre en place un audit de routine

Lors de la conception des politiques de gestion de notes de frais, il est crucial d’intégrer un processus d’audit de routine. Selon le montant des dépenses engagées par l’employé, il faut vérifier les rapports de dépenses soit trimestriellement, semestriellement ou annuellement.

Les audits peuvent aider non seulement à détecter les fraudes, mais ils permettent aussi de comprendre quelles sont les dépenses les plus importantes et comment réduire ces coûts.

En outre, sur la base des résultats d’un audit, vous pouvez ensuite affiner votre processus de rapport et trouver de meilleures manières de gérer et de suivre les dépenses. Grace à ces quelques conseils, vous pourrez vous assurer que les notes de frais soient correctement déclarées et suivies. Ils aident également à déterminer les moyens d’économiser sur les dépenses d’entreprise.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *